Die Steigerung der Effizienz zählt zu den größten Chancen und zugleich zu den wichtigsten Herausforderungen in arbeitsintensiven Unternehmen. Du kennst das sicher: Trotz aller sorgfältigen Planung scheint die Zeit nie auszureichen. Dein Team rennt von einem Ort zum anderen und hat Mühe, die Tagesziele zu erreichen. Die Ursache liegt häufig in versteckten Ineffizienzen innerhalb der täglichen Abläufe, die unbemerkt wertvolle Arbeitszeit kosten.
Wir arbeiten bereits seit über vierzig Jahren an der Effizienzsteigerung, unter anderem im Einzelhandel, und beobachten dabei immer wieder dieselben Formen von Verschwendung. Die gute Nachricht ist: Man kann sie erkennen und bekämpfen. Hier sind die neun größten Zeitfresser und Verschwendungen, auf die Du ab morgen achten kannst:
1. Suche nach Gegenständen, Personen oder Informationen
In vielen Unternehmen geht täglich wertvolle Zeit durch die Suche nach Arbeitsmitteln (wie zum Beispiel eine Kehrschaufel oder einen Handfeger), Informationen oder Ansprechpartnern verloren. Das Suchen ist in vielen Unternehmen einer der größten Zeitfresser. Ganz gleich, ob es sich um Arbeitsmaterialien, einen Kollegen handelt, der irgendwo Hilfe benötigt, oder um wichtige Informationen, die nirgends zu finden sind.
Standardisierung bietet hier Abhilfe. Weise allem einen festen Platz zu und sorge dafür, dass jeder weiß, wo etwas hingehört. Genauso wichtig: Sorge dafür, dass Gegenstände auch wirklich wieder an ihren Platz zurückgelegt werden. Eine einfache Regel, die viel Zeit sparen kann.
2. Doppelte Arbeit
Manchmal wird Arbeit nicht auf Anhieb korrekt ausgeführt, zum Beispiel wenn Produkte nicht nach dem FIFO-Prinzip eingefüllt werden. Die Korrektur vermeidbarer Fehler bindet unnötig Zeit und Ressourcen. Möchtest Du dies vermeiden? Sorge für klare Arbeitsvereinbarungen und achte konsequent auf deren Einhaltung. Gib deinem Team klare Anweisungen und überprüfe regelmäßig, ob die Arbeit korrekt ausgeführt wird.
3. Unnötige Handgriffe
Manchmal führen wir Aufgaben rein aus Gewohnheit aus, ohne noch einmal über ihren Nutzen nachzudenken. Diese Form der Ineffizienz bleibt häufig unbemerkt, da sie sich über Jahre hinweg in Arbeitsabläufen etabliert hat.
Indem Du einen arbeitsintensiven Prozess regelmäßig kritisch unter die Lupe nimmst und jeden Schritt hinterfragst (Ist das wirklich notwendig? Geht es einfacher?), stellst Du oft fest, dass bestimmte Handgriffe überflüssig sind oder vereinfacht werden können. So arbeitest Du effizienter.
4. Überproduktion
Wenn Du viele Produkte wegwirfst oder zu reduzierten Preisen verkaufen musst, produzierst Du wahrscheinlich zu viel. Das ist eine Verschwendung von Zeit, Geld und Produkten, die Du vermeiden möchtest.
Mithilfe von Software kannst Du fundierte Prognosen erstellen. Das hilft dir dabei, deine Verkaufszahlen richtig einzuschätzen. Verlasse dich auf diese Tools, aber vergiss dabei nicht dein eigenes Urteilsvermögen. Lokale Veranstaltungen oder das Wetter können beispielsweise die Nachfrage beeinflussen.
5. Warten
Es ist nicht produktiv, auf Lieferungen, Informationen oder Kollegen zu warten. Manchmal ist das offensichtlich, aber nicht immer. Denke beispielsweise an das Warten auf eine Genehmigung oder wichtige Informationen.
Deshalb spielt eine aktive und vorausschauende Führung eine entscheidende Rolle. Schule Deine Teamleiter darin, solche Ineffizienzen zu erkennen und proaktiv darauf zu reagieren. Und widme diesem Thema bei der Besprechung und Analyse von Kennzahlen zu Arbeitszeiten und Lohnkosten systematisch Aufmerksamkeit.
6. Dienstplanung
Wenn der Dienstplan nicht stimmt, startest Du bereits „mit einem Rückstand“. Ist die Personalplanung nicht optimal auf den tatsächlichen Bedarf abgestimmt, entstehen häufig kurzfristige Anpassungen und zusätzlicher Koordinationsaufwand.
Überprüfe im Voraus, ob der Dienstplan mit der festgelegten Stundennorm pro Tag und pro Abteilung übereinstimmt. Bewerte anschließend im Laufe der Woche, ob und wie viel Zeit erforderlich ist, um die Planung anzupassen, und ob es zu Abweichungen vom Plan kommt, weil die Personalbesetzung nicht stimmt (abgesehen von unvorhergesehenen Situationen).
7. Lagerbestände
Der Lagerbestand ist ein wichtiger Indikator dafür, wie effizient der Warenfluss funktioniert. Ist die Lagerverwaltung vor Ort gut organisiert? Durch die systematische Überwachung der Lagerbestände erhältst Du Einblick darin, welche Produkte zu lange im Lager liegen bleiben und wo Engpässe entstehen. Eine strukturierte Lagerverwaltung kann Woche für Woche erhebliche Effizienzpotenziale erschließen.
8. Talente
Eine weitere Form der Verschwendung ist die unzureichende Nutzung der in der Organisation vorhandenen Talente. Erfasse daher, welche Talente und Ambitionen vorhanden sind, und schaffe eine gezielte Verbindung zwischen den Unternehmenszielen und den Fähigkeiten Deiner Mitarbeitenden.
Führe regelmäßig Gespräche mit Deinem Team: Wo liegen die Stärken der Mitarbeitenden, in welche Richtung möchten sie sich entwickeln und wie können sie zu Verbesserungen beitragen? Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern stärkt auch das Engagement.
9. Delegieren
Wer versucht, dauerhaft alles selbst zu erledigen, schafft Engpässe und begrenzt die Leistungsfähigkeit des Teams. Es ist wichtig, zu lernen, Aufgaben zu delegieren und Vertrauen in Dein Team zu haben. Sprich über persönliche Effektivität und unterstützt euch gegenseitig bei der Festlegung von Prioritäten und der Aufteilung von Aufgaben.
„Warum effizienteres Arbeiten so wichtig ist“
Diese neun Fallstricke treten in fast jeder arbeitsintensiven Organisation auf. Die gute Nachricht? Sie lassen sich alle mit dem richtigen Ansatz lösen. Wer diese Ineffizienzen erkennt und systematisch angeht, schafft die Grundlage für nachhaltige Verbesserungen.
Das spart nicht nur Zeit, sondern sorgt auch für weniger Arbeitsdruck im Team und einen besseren Service für die Kunden. Reibungslose Prozesse schaffen Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten und eine stärkere Kundenorientierung.
