Wie viele Mitarbeiter benötigst Du, damit Deine Geschäftsprozesse reibungslos ablaufen, und welche Positionen müssen besetzt sein? Mit einer Kapazitätsplanung blickst Du vorausschauend auf die erwartete Nachfrage und prüfst, ob Dir die richtigen Mitarbeiter und die erforderliche Anzahl an Arbeitsstunden zur Verfügung stehen. Der Effizienz-Experte Jeroen Douma beantwortet die am häufigsten gestellten Fragen.
Warum ist Kapazitätsplanung wichtig?
„Durch vorausschauende Planung vermeidest Du sowohl Über- als auch Unterkapazitäten. Du erfasst das erwartete Wachstum, sodass Du rechtzeitig weißt, ob Du die richtigen Mitarbeiter im Haus hast und über die richtige Anzahl an Arbeitsstunden verfügen kannst. Das ermöglicht es Dir, rechtzeitig zu reagieren. So vermeidest Du Unter- oder Überkapazitäten mit all ihren Folgen.“
Was passiert, wenn die Kapazität nicht stimmt?
„Bei Unterkapazität steigt der Druck auf Dein Team, was zu Lasten der Mitarbeiterzufriedenheit gehen kann. Prozesse, die im Hintergrund ablaufen, sind weniger sichtbar und kommen daher oft als Erstes zum Erliegen. Dies birgt Risiken wie längere Wartezeiten, Störungen im Lagerbestand und Warenfluss, geringere Qualität, eine niedrigere Kundenzufriedenheit und möglicherweise sogar Reputationsschäden.
Überkapazitäten bergen andere Risiken: Unnötige Personalkosten belasten die Rentabilität und die langfristige finanzielle Gesundheit Deines Unternehmens. Eine gute Kapazitätsplanung ermöglicht es Dir, rechtzeitig gegenzusteuern, beide Szenarien zu vermeiden und das optimale Gleichgewicht zu finden. Das klingt vielleicht nach einem unerreichbaren Ideal, ist aber in greifbarer Nähe.“
Wie ermittelst Du die benötigte Kapazität?
„Die Grundlage bildet ein aktivitätsbasiertes Stundennormierungsmodell: die Arbeitsbelastung auf Grundlage von Aktivitäten unter Berücksichtigung der Unternehmenspolitik, der Standortmerkmale und des Absatzes. Indem Du Aktivitäten mit einem Qualifikationsniveau verknüpfst, erhältst Du einen Überblick darüber, wie sich die Arbeitsbelastung pro Qualifikationsstufe verteilt. Darüber hinaus kannst Du Auslastungsvorgaben und Lohnkomponenten einbeziehen, um so Deine optimale Teamzusammensetzung sowohl in Stunden als auch in Kosten darzustellen.
Wenn Du dies für ein gesamtes Geschäftsjahr erfasst, kannst Du es mit der Dir zur Verfügung stehenden Kapazität abgleichen, wobei Abwesenheiten (Urlaub) und auslaufende Verträge berücksichtigt werden. So siehst Du, ob Dein aktuelles Team für alles gerüstet ist, was im kommenden Jahr auf Dich zukommt, oder welche Maßnahmen Du ergreifen musst.“
Inwiefern unterstützt Dich unsere Software bei der strategischen Kapazitätsplanung?
„Mit unseren Software-Lösungen Workload Planner und Workforce Planner unterstützen wir unsere Kunden bei der Modellierung und Analyse der Kapazitäten. Unsere Kunden nutzen diese insbesondere für:
- Die Ermittlung der optimalen Teamzusammensetzung
Du arbeitest systematisch an einer optimalen Teamzusammensetzung – jetzt und in Zukunft. Auf einen Blick siehst Du, welche Mitarbeiter und Qualifikationen Dir derzeit zur Verfügung stehen und was noch fehlt. So kannst Du gezielt feststellen, ob Handlungsbedarf besteht und welche Schritte erforderlich sind. - Frühzeitige Anpassung an saisonale Schwankungen durch höhere Flexibilität
Für Unternehmen, die mit starken saisonalen Schwankungen zu kämpfen haben, ist es von Vorteil, frühzeitig zu ermitteln, ob genügend Flexibilität vorhanden ist, um Spitzen und Tiefpunkte gut abzufangen.
- Eine strukturierte Grundlage für die Prozessoptimierung
Mit der Software kannst Du verschiedene Szenarien untersuchen und ermitteln, welche Auswirkungen beispielsweise die Automatisierung oder Digitalisierung von Aufgaben und Prozessen hat, oder Entscheidungen treffen, um Tätigkeiten zentral (anstatt lokal) zu organisieren. So verbindest Du Erfahrung und Intuition mit konkreten Daten und Erkenntnissen für fundiertere Entscheidungen.
- Formelentwicklung
Entwicklungen im Geschäftsmodell, bei Konzepten oder deren Bestandteilen erfordern stets Einblicke in die Auswirkungen auf die Arbeitsbelastung und die Komplexität (beide wirken sich direkt auf die Lohnkosten aus). Die Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit des Geschäftsmodells erfordert daher eine kontinuierliche Überprüfung des Ertragsmodells: Wie hältst Du das Gleichgewicht zwischen Service, Dienstleistungen und den damit verbundenen Kosten? Unabhängige Einblicke in die Arbeitsbelastung, die optimale Teamzusammensetzung und die Arbeitskosten helfen dabei, bessere Entscheidungen über die Grundprinzipien des Geschäftsmodells zu treffen.“
Kurz gesagt
Ein zukunftssicheres Team baut man nicht von heute auf morgen auf. Deshalb helfen wir Dir, strukturiert an folgenden Punkten zu arbeiten:
- der Festlegung der idealen Teamzusammensetzung
- der Analyse der idealen Teamzusammensetzung im Vergleich zu Deinen aktuellen Verträgen
- der Analyse der Finanzierbarkeit Deines Geschäftsmodells
- der Implementierung und Konfiguration der Software
- der Unterstützung bei der Prozessoptimierung
- der Umsetzung einer strategischen Kapazitätsplanung
Neugierig, was unsere Software und unsere Experten für Dich tun können? Nimm gerne Kontakt mit uns auf. Wir zeigen Dir gerne, wie wir Dich bei Deiner strategischen Kapazitätsplanung unterstützen können.
