Hoeveel mensen heb je nodig om je bedrijfsprocessen goed te laten draaien en om welke functies gaat dat dan? Met een capaciteitsplanning kijk je vooruit naar de verwachte vraag en of je de juiste mensen op het juiste moment beschikbaar hebt. Efficiency-expert Jeroen Douma beantwoordt de meest gestelde vragen.
Waarom is capaciteitsplanning belangrijk?
‘Door vooruit te plannen, voorkom je zowel over- als ondercapaciteit. Je brengt de verwachte groei in kaart, zodat je tijdig weet of je de juiste mensen in huis hebt en over de juiste hoeveelheid uren kunt beschikken. Dat stelt je in staat om op tijd te schakelen. Daarmee voorkom je onder- of overcapaciteit, met alle gevolgen van dien.’
Wat gebeurt er als de capaciteit niet op orde is?
‘Bij ondercapaciteit neemt de druk op je team toe, wat ten koste kan gaan van de medewerkerstevredenheid. Processen die op de achtergrond draaien, zijn minder zichtbaar en vallen daardoor vaak als eerste stil. Met kans op: langere wachttijden, verstoringen in de voorraad en goederenstroom, minder kwaliteit, een lagere klanttevredenheid en mogelijk zelfs reputatieschade.
Overcapaciteit brengt andere risico's met zich mee: onnodige personeelskosten drukken op de winstgevendheid en de financiële gezondheid van je bedrijf op lange termijn. Een goede capaciteitsplanning stelt je in staat tijdig bij te sturen, beide scenario's te vermijden en het optimale evenwicht te vinden. Dat klinkt misschien als een onbereikbaar ideaalbeeld, maar het is binnen handbereik.’
Hoe bepaal je de benodigde capaciteit?
‘De basis ligt in een activity-based urennormeringsmodel: de werklast op basis van activiteiten, rekening houdend met het bedrijfsbeleid, vestigingskenmerken en afzet. Door activiteiten te koppelen aan een kwalificatieniveau krijg je zicht op hoe de werklast per kwalificatie verdeeld is. Daarnaast kun je bezettingsuitgangspunten en looncomponenten meenemen om zo je optimale teamsamenstelling in beeld te brengen, zowel in uren als in kosten.
Breng je dit voor een heel (boek-)jaar in kaart, dan kun je het afzetten tegen de capaciteit die je in huis hebt, rekening houdend met afwezigheid (vakantie) en aflopende contracten. Zo zie je of je huidige team klaar is voor alles wat het komende jaar op je afkomt, of welke actie je moet nemen.’
Op welke wijze ondersteunt jullie software strategische capaciteitsplanning?
‘Met onze software Workload Planner en Workforce Planner helpen we onze klanten bij het modelleren en analyseren van de capaciteit. Onze klanten zetten dit in voor:
- Het bepalen van de optimale teamsamenstelling
Je werkt structureel aan een optimale teamsamenstelling, nu en in de toekomst. In één oogopslag zie je welke mensen en kwalificaties je op dit moment in huis hebt en wat er nog ontbreekt. Zo kun je gericht bepalen of actie nodig is en welke stappen dat vraagt. - Vroegtijdig sturen op seizoensinvloeden (de mate van flexibiliteit)
Voor organisaties die te maken hebben met sterke seizoensfluctuaties, is het voordelig om vroegtijdig in kaart te brengen of er voldoende flexibiliteit is om pieken/dalen goed op te vangen.
- Een gestructureerde onderbouwing bij procesoptimalisatie
Met de software kun je diverse scenario’s onderzoeken en bepalen wat de impact is van bijvoorbeeld automatisering of digitaliseren van taken en processen, of keuzes maken om werkzaamheden centraal te organiseren (in plaats van lokaal). Zo combineer je ervaring en intuïtie met concrete data en inzichten voor beter onderbouwde beslissingen.
- Formule ontwikkeling
Ontwikkelingen in de formule, concepten of onderdelen daarvan vragen steeds om inzicht in de impact op de werklast en de complexiteit (beide zijn direct van invloed op de loonkosten). De betaalbaarheid van de formule is daarmee een continue zoektocht naar het verdienmodel: hoe houd je de balans tussen service, diensten en de bijbehorende kosten? Onafhankelijk inzicht in de werklast, optimale teamsamenstelling en arbeidskosten helpt om betere beslissingen te nemen over de uitgangspunten van de formule.’
In het kort
Een toekomstbestendig team bouw je niet van de ene op de andere dag. Daarom helpen we je gestructureerd te werken aan:
- Het opstellen van de ideaalformatie
- Het analyseren van de ideaalformatie in vergelijking tot je huidige contracten
- Het analyseren van de betaalbaarheid van je formule
- Het implementeren en configureren van de software
- Het ondersteunen bij procesoptimalisatie
- Het realiseren van strategische capaciteitsplanning
Benieuwd wat onze software en experts voor jou kunnen betekenen? Neem gerust contact met ons op, we laten je graag zien hoe we te werk gaan.
