Die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort. Mit strategischer Personalplanung stellst Du sicher, dass Umfang und Zusammensetzung des Teams der erwarteten Arbeitsbelastung über einen längeren Zeitraum entsprechen. Strategische Personalplanung ist Teil des strategischen WFM-Zyklus (Workforce Management).
Eine strategische Personalplanung liefert pro Filiale Einblicke in die ideale Personalbesetzung in Bezug auf benötigte Arbeitsstunden und Lohnkosten sowie in die langfristigen Ziele. Zudem bietet sie Einblicke in den aktuellen sowie den zukünftigen Personalbestand und dessen Flexibilität. So kannst Du rechtzeitig Maßnahmen ergreifen. Strategische Personalplanung bildet somit die Grundlage für realistische Lohnkostenbudgets und qualitativ hochwertige Dienstpläne.
Strategische Personalplanung mit Workforce Planner
Workforce Planner ist die ideale Lösung, um auf strategischer Ebene an der optimalen Personalbesetzung des Teams zu arbeiten. Dabei betrachten wir unter anderem die Arbeitsbelastung, die vertraglichen Vorgaben und den Personalbestand pro Filiale, um die Wirtschaftlichkeit des Konzepts nachhaltig sicherzustellen. Zudem bietet Workforce Planner die Möglichkeit, Simulationen durchzuführen, um die möglichen Auswirkungen von beispielsweise Entscheidungen im Rahmen des Konzepts auf die Lohnkosten zu analysieren. So behältst Du den Überblick über die aktuelle Situation und die Entwicklung über einen längeren Zeitraum. Die strategische Personalplanung erfolgt in fünf Schritten:
1. Festlegung der Konzeptpolitik
Zunächst wird jeder Tätigkeit ein Qualifikationsniveau zugewiesen. So legst Du fest, wer welche Tätigkeit ausführen darf und wie viel eine Tätigkeit kosten darf. Weitere Bestandteile der Tarifpolitik sind beispielsweise die Ausgestaltung des Filialsteuerungsmodells, die Festlegung der Vertragsarten, die Formulierung der Grundsätze zum Zeit-für-Zeit-Prinzip sowie die Regeln für den Fall eines Stundenüberschusses (auch „Wasserfallprinzip“ genannt) oder eines Stundenmangels (Leiharbeit).
2. Arbeitsaufwand berechnen und Jahresbudgetierung
Mit dem Workload Planner verfügst Du über ein Tool, mit dem Du für einen längeren Zeitraum (beispielsweise ein Jahr) pro Standort die wochenbezogene Arbeitsbelastung als Grundlage für die Budgetierung berechnen kannst. Sobald die Berechnung des Jahresbudgets in Stunden abgeschlossen ist, kannst Du im Workforce Planner proaktiv planen und sicherstellen, dass Du über die richtige Kapazität und Teamzusammensetzung verfügst. Ob es in der Praxis immer gelingt, diese Zielvorgaben vollständig zu erreichen, bleibt selbstverständlich eine Herausforderung. Der entscheidende Vorteil ist jedoch, dass mögliche Abweichungen frühzeitig sichtbar werden.
3. Idealbesetzung festlegen
Wie sieht Deine ideale Personalbesetzung aus? In welchen Abteilungen möchtest Du welche Stunden fest einplanen und zu welchen Kosten? Es kann sein, dass Du, unabhängig von der Arbeitsbelastung, bestimmte Anforderungen an die Personalbesetzung in einer bestimmten Abteilung hast. Denke dabei beispielsweise an Managementstunden oder an Spezialisten in bestimmten Abteilungen, die innerhalb definierter Zeitfenster stets vor Ort verfügbar sein müssen. Dies kann für das gesamte Konzept einheitlich geregelt werden. Du kannst jedoch auch für bestimmte Filialtypen Abweichungen definieren (zum Beispiel: Umsatzklasse, Filialen, die ein bestimmtes Sortiment führen bzw. nicht führen, oder speziell für Standorte mit hohem Kundenaufkommen).
4. Unternehmensvorgaben freigeben
Die Stundennormen und die dazugehörige ideale Personalbesetzung pro Filiale sind damit fertiggestellt. Wenn Du hier den aktuellen Personalbestand hinzufügst, erhältst Du ein gutes Bild der aktuellen Situation und kannst:
• die normativen Lohnkosten für alle Filialen als Grundlage für das Budget festlegen.
• die Benutzeroberfläche des Workforce Planners dem Unternehmer, dem Filialleiter und / oder dem operativen Management zur Verfügung stellen, um die Personalstruktur aktiv zu steuern und eine nachhaltige strategische Personalplanung zu unterstützen.
5. Analysieren, simulieren, anpassen
Workforce Planner bietet Dir die Möglichkeit, sowohl zentral als auch lokal aktiv auf die Teamzusammensetzung einzuwirken. So kannst Du das Qualitätsniveau gewährleisten, das den Grundsätzen des Konzepts entspricht, und die Lohnkosten gut im Griff behalten.
Auf zentraler Ebene
Beteiligte: Betrieb, Personalwesen, Konzeptmanagement, Vertrieb und Finanzen.
• Erstellung eines fundierten Budgets für die Lohnkosten und Bereitstellung von Einblicken für die Filialen, um diese vor Ort aktiv steuern zu können.
• Erstellung eines realistischen Lohnkostenbudgets auf Wochenbasis für das WFM-System.
• Die Auswirkungen von beispielsweise Tarifvereinbarungen oder Entwicklungen innerhalb der eigenen Filialen auf die Lohnkosten ermitteln.
• Innerhalb der Filialen oder eines Filialclusters Flexibilität sowie Über- und / oder Unterkapazitäten transparent machen und aktiv darauf reagieren.
Auf lokaler Ebene
Beteiligte: Unternehmer, Filialleiter, Sortimentsverantwortlicher und Personalabteilung.
• Eine gründliche Analyse des aktuellen Personalbestands und der damit verbundenen Entwicklungen im Vergleich zur idealen Personalbesetzung für die Filiale durchführen. Verfügst Du über die richtigen Mitarbeiter oder müssen neue Talente gewonnen werden?
• Simulationen mit Änderungen in der Vertragsstruktur des Teams durchführen.
• Die Auswirkungen von Entwicklungen auf dem Markt und/oder im eigenen Geschäftsmodell konkret auf Filialebene in einen Aktionsplan umsetzen, der die Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter, aber auch die Personalbeschaffung und -auswahl umfasst.
Workforce Planner – die Grundlage Deiner strategischen Personalplanung
Zusammengefasst: Strategische Personalplanung sorgt dafür, dass Umfang und Zusammensetzung Deines Teams pro Filiale langfristig auf die zu erwartende Arbeitsbelastung abgestimmt sind. So kannst Du Qualität liefern und hast die Kosten im Griff – jetzt und in Zukunft.
Dank Workforce Planner kannst Du Deine strategische Personalplanung auf eine fundierte Datengrundlage stellen. Dadurch kannst Du systematisch auf die ideale Personalbesetzung hinarbeiten und Deine Lohnkostenplanung langfristig optimieren. Das sorgt für Fokus, Einblick und Überblick innerhalb des Unternehmens. Das schafft Transparenz, Planungssicherheit und Kontrolle.
Bist Du neugierig, wie Du das strategische Lohnkosten- und Kapazitätsmanagement strukturell effizienter gestalten kannst? Und wie Workforce Planner Dir dabei helfen kann? Gerne zeigen wir Dir im Rahmen einer persönlichen Demo, wie Workforce Planner Dein strategisches Lohnkosten- und Kapazitätsmanagement unterstützen kann. Nimm unverbindlich Kontakt mit einem unserer Experten auf.
